Mémoire organisationnelle

La mémoire organisationnelle regroupe les connaissances professionnelles stratégiques acquises par l’ensemble des travailleurs. La mémoire est un élément clé de gestion qui influence la performance, l’apprentissage, l’innovation, la coordination et la prise de décisions dans une organisation.

Utilisation

La mémoire organisationnelle est d’abord et avant tout une stratégie de préservation des connaissances importantes d’une organisation. Elle joue un rôle clé dans la capacité d’une organisation à rester stable pendant les périodes de restructuration, de renouvellement et de coupure de personnel. Les systèmes de mémoire organisationnelle sont particulièrement importants dans les grandes organisations nationales et multinationales.

  • Accélère l’apprentissage

  • Aide à la décision et à la résolution de problèmes

  • Offre un élément de stabilité à travers les différents changements organisationnels

  • Facilite le développement de produits ou de services innovateurs

  • Augmente la valeur économique de l’organisation

  • Combat l’amnésie organisationnelle

  • Certains documents exigent souvent une validation formelle avant de se retrouver dans la mémoire organisationnelle

  • Coût initial élevé pour acquérir la technologie et pour la mise à jour continue

  • Risque d’être un mode coûteux pour conserver les connaissances qui ne seront pas utilisées. La classification et l’organisation des connaissances deviennent dépassées, si elles ne sont pas adaptées aux besoins des utilisateurs. Pour éviter l’obsolescence, il faut revoir le contenu fréquemment

  • Contenir des informations et des connaissances pertinentes et exactes et en quantité suffisante pour un usage organisationnel

  • Offrir un processus facile et efficace d’extraction de l’information

  • Favoriser un enregistrement facile des connaissances dont l’enregistrement ne doit pas être plus important que l’extraction

  • Encourager la consultation, l’interprétation et la recontextualisation des informations contenues dans la mémoire organisationnelle aux problèmes et aux situations présentes

Outils technologiques

La mémoire organisationnelle peut contenir un ensemble d’éléments tels que : annuaire d’experts, bases de données Lotus Notes, forums publics électroniques, Intranet, etc.

Éléments clés de la mémoire organisationnelle:

  • Bien que cette stratégie documente les événements du passé, la lecture de ces événements peut également déclencher le processus d’innovation sous la forme de la pensée analogique (voir des similitudes, des analogies).
  • La mémoire organisationnelle est le meilleur moyen d’appréhender les connaissances existantes d’une organisation ainsi que les capacités et apprentissages organisationnels.
  • Une mémoire organisationnelle représente le produit final d’un apprentissage organisationnel réussi.
  • La création et l’entretien d’une mémoire organisationnelle (un cumul des leçons apprises, des innovations, de meilleures pratiques dans leur contexte) permet de contrer l’amnésie organisationnelle.
  • Le choix des connaissances à préserver dans la mémoire organisationnelle (critères de conservation) ainsi que la structuration des façons de préserver ce savoir, permet de mieux organiser le contenu par le biais d’une taxonomie ou d’un schéma de classification et d’y faciliter l’accès.
  • La mémoire organisationnelle, en tant que guichet unique, facilite l’accès à l’information.