Portail de connaissances

Un portail de connaissances est un entrepôt logiquement organisé d’informations et de connaissances explicites. Il se présente sous la forme d’une interface permettant aux usagers d’accéder facilement aux différentes ressources informationnelles d’une organisation à l’aide d’un fureteur Internet. Il peut inclure un moteur de recherche, des forums de discussion, des annuaires (de personnes, de projets, de compétences, d’équipements), des bases de documents techniques, des bases de normes et de procédures, une rubrique d’actualités, des hyperliens, etc.

Utilisation

Un portail facilite l’accès à l’information, aux documents, aux groupes (forums de discussion, communautés de pratique, équipes de travail, etc.) et aux individus. Il regroupe les différentes sources d’information sous un même toit.

  • Accessible à distance

  • Gestion et classement des documents facilités

  • Les forums de discussion et les communautés virtuelles contribuent au travail de collaboration

  • Agrégation des différentes sources d’information

  • L’outil est puissant seulement si le classement est pertinent et si l’indexation est faite de façon méticuleuse

  • Pour un fonctionnement efficace des forums, les communautés doivent aussi exister en dehors du portail

  • Intégrer au portail de connaissances des outils d’apprentissage tels que des simulations, des glossaires, des règles de travail automatisées et d’autres aides pertinentes

  • Le moteur de recherche, la taxonomie et la classification doivent être adaptés aux utilisateurs et mis à jour, selon les changements technologiques et opérationnels de l’organisation

  • Intégrer des sections de consultation où les procédures de travail, les évaluations de performance et les rapports finaux liés à l’opération de l’organisation sont facilement accessibles

  • Inclure des processus de création, d’évaluation, de classification et de renouvellement de l’information, afin de maintenir le portail à jour

  • Le gestionnaire doit donner l’impression que le portail est un levier collectif de communication et de collaboration

Outils technologiques
  • Générateurs de pages Web (HTML, DHTML, XML/XSL)

  • Serveur d’application Web ou interface Web propre

Éléments clés du portail de connaissances:

  • Un portail de connaissances facilite l’accès à l’information et aux connaissances explicites et regroupe les différentes sources d’information dans un même guichet unique.
  • Il représente une « table des matières » du contenu explicite de l’organisation.
  • L’objectif d’un portail est d’organiser le contenu, et d’en faire une structure logique facile à entretenir et à valider.
  • Les meilleures pratiques peuvent être documentées et déposées à la fois dans le portail de connaissances et dans la mémoire organisationnelle afin de s’assurer qu’elles soient préservées pour une utilisation actuelle et future.